Tulis laporan – Buat laporan bisnis

Pendahuluan

Penulisan laporan adalah kegiatan yang menghabiskan waktu sehingga sangat memalukan jika, setelah menghabiskan semua waktu menulis laporan Anda, kualitasnya sedemikian rupa sehingga hampir tidak ada yang dapat repot membacanya. Terus terang, sebagian besar pembaca tidak benar-benar membaca seluruh laporan; mereka punya terlalu sedikit waktu. Anda mungkin juga tahu dan menerimanya – itu normal. Mereka hanya membaca bagian-bagian yang menarik bagi mereka. Seringkali ini adalah ringkasan, kesimpulan dan rekomendasi.

Tentu saja, beberapa pembaca memerlukan semua detail yang telah Anda catat dengan cermat, mereka adalah spesialis, tetapi sebagian besar tidak. Kebanyakan pembaca hanya memerlukan dua hal: bahwa informasi yang mereka inginkan adalah di mana mereka berharap dapat menemukannya, dan bahwa itu ditulis dengan jelas sehingga mereka dapat memahaminya.

Ini mirip dengan membaca koran. Anda berharap koran berita ada di halaman depan; cakupan olahraga di belakang; TV daftar di halaman apa pun dan komentar editorial di tengah. Jika yang Anda inginkan tidak ada di tempat biasanya, Anda harus memburunya dan Anda akan merasa kesal. Begitulah halnya dengan laporan.

Ada konvensi tentang apa yang terjadi di mana. Tetap pada konvensi dan biarkan pembaca Anda puas. Hancurkan konvensi dan orang-orang menjadi sedikit kesal – dan berkati laporan Anda.

Jadi konvensi apa itu, format standar?

Bagian standar

Bagian judul . Dalam laporan singkat, ini mungkin hanya bagian depan. Dalam jangka waktu yang lama bisa juga berisi Kerangka Acuan, Daftar Isi dan sebagainya.

Ringkasan . Berikan laporan yang jelas dan sangat ringkas tentang poin-poin terpenting, kesimpulan paling penting dan rekomendasi paling penting. Buatlah sangat singkat, beberapa persen dari total panjang. Beberapa orang, terutama manajer senior, mungkin tidak membaca apa pun, jadi tulislah seolah-olah itu adalah dokumen yang lengkap. Bukan itu, tetapi mungkin sama baiknya untuk beberapa orang. Tetap pendek dan jargon gratis sehingga semua orang bisa memahaminya dan mendapatkan poin paling penting. Tulislah yang terakhir, tetapi jangan salin dan tempel dari laporan itu sendiri; itu jarang bekerja dengan baik.

Pengantar . Ini adalah bagian pertama dari laporan aktual. Gunakan untuk melukis latar belakang ke & # 39; masalah & # 39; dan untuk menunjukkan kepada pembaca mengapa laporan itu penting bagi mereka. Berikan istilah referensi Anda (jika tidak ada di bagian judul) dan jelaskan bagaimana rinciannya diatur. Tulis dalam Bahasa Inggris.

Badan utama . Ini adalah inti dari laporan Anda, faktanya. Mungkin memiliki bagian atau subbagian yang berbeda, masing-masing dengan subtitle sendiri. Ini unik untuk laporan Anda dan menjelaskan apa yang Anda temukan tentang & # 39; masalah & # 39 ;.

Bagian-bagian ini kemungkinan akan dibaca oleh para ahli, sehingga Anda dapat menggunakan jargon yang sesuai, tetapi jelaskan ini saat Anda memperkenalkannya. Atur informasi secara logis, biasanya sesuai urutan prioritas – yang terpenting terlebih dahulu. Faktanya, ikuti saran itu di setiap bagian dari laporan Anda.

Anda dapat memilih untuk menyertakan diskusi di mana Anda menjelaskan arti dari temuan Anda.

Kesimpulan . Sampaikan kesimpulan logis dari penelitian Anda pada & # 39; masalahnya & # 39;. Menyatukan semuanya dan mungkin menawarkan opsi untuk jalan ke depan. Banyak orang akan membaca bagian ini. Tulis dalam Bahasa Inggris. Jika Anda telah merekam diskusi, bagian ini mungkin cukup pendek.

Rekomendasi . Menurut Anda apa yang harus dilakukan? Jangan malu; Anda telah melakukan pekerjaan itu, maka letakkan rekomendasi Anda sesuai urutan prioritas dan dalam Bahasa Inggris.

Lampiran . Letakkan detail yang berat di sini, informasi yang hanya ingin dilihat oleh spesialis. Jika sebuah panduan, jika ada detail yang penting untuk argumen Anda, maka sertakan dalam teks utama, jika hanya mendukung argumen, itu bisa dimasukkan dalam lampiran.

Kesimpulan dan rekomendasi

Kesimpulannya, ingat bahwa pembaca berharap bahwa informasi tertentu akan berada di tempat-tempat tertentu. Mereka tidak berharap untuk berburu untuk apa yang mereka inginkan dan semakin keras Anda membuatnya untuk mereka, semakin besar kemungkinan mereka akan melemparkan Anda ke satu sisi dan mengabaikan Anda. Jadi apa yang harus kamu lakukan?

1. Ikuti format yang diterima secara umum untuk laporan: Ringkasan, Pendahuluan, Bagian Utama, Kesimpulan, Rekomendasi, dan Lampiran.

2. Atur informasi Anda di setiap bagian dengan cara yang logis dengan pikiran pembaca, biasanya susun berdasarkan prioritas – yang terpenting terlebih dahulu

Semoga sukses dengan pelaporan Anda!

Penulis: Tony Atherton

© Tony Atherton 2005)



Source by Tony Atherton